Per gestire un'Associazione (sportiva dilettantistica, culturale, di promozione sociale, di volontariato, ONLUS oppure un Ente del Terzo Settore) nella maniera corretta è indispensabile sapere cosa fare. Ma anche (forse soprattutto?) cosa NON FARE. Ecco quindi una serie di "peccati capitali” assolutamente da evitare nella gestione di Enti con finalità ideali.
Spesso ci troviamo ad analizzare statuti che non prevedono (e quindi difficilmente riconoscono) il diritto di voto a tutti i soci, sia quello attivo (votare) che quello passivo (essere votati): questo è un problema grave ed assoluto, perché il rispetto del principio di democraticità ed il diritto di voto per tutti gli associati maggiorenni è un obbligo, non una facoltà o una gentil concessione. Non è un segreto che negli ultimi mesi sia nato un conflitto dovuto al nostro rifiuto di inserire in statuto limitazioni al diritto di voto, indipendentemente da tutti gli statuti di Associazioni (se così si possono definire) presenti sul web che prevedono queste restrizioni. Non è corretto e non si può fare; e se non si desidera fare i conti con la democrazia occorrerà di certo individuare un soggetto giuridico diverso, non un ente di tipo associativo (ex art. 148 TUIR).
L’obbligo di perseguire una finalità ideale è necessario in un’Associazione o Ente Non Profit (idem dicasi, in questo caso, anche per le Società Sportive Dilettantistiche, senza fine di lucro). Significa che l’obiettivo (il fine) deve essere la promozione delle attività, siano esse sportive, culturali, musicali, artistiche, culinarie … mentre i denari/risorse economiche sono solo uno degli strumenti per il perseguimento dello scopo. “Fare soldi” (obiettivo dichiarato di una impresa for profit) non può essere il fine, ma il mezzo per la realizzazione dello scopo (necessariamente ideale). La differenza non è solo formale (anche) ma sostanziale (soprattutto).
Questo è uno dei primi motivi di contestazione, perché quando qualcuno si presenta con la stampa delle pagine del website o di quelle social, dove si promuovono fini non esattamente ideali magari utilizzando anche una comunicazione estremamente aggressiva (perché il grafico sì è un guru, ma per le imprese for profit, dunque con logiche ed obiettivi profondamente diversi, come abbiamo indicato sopra), l’Ente non è certo in una bella posizione! Non è vero che un’Associazione non può comunicare o farsi pubblicità. Il problema non è se può farlo, ma come. E l’unico modo è in coerenza con la sua natura giuridica (che è sempre Non Profit).
Nello statuto di un’Associazione sono indicate le regole dell’Ente: in esso ci sono circa l’80% delle risposte alle domande che quotidianamente ci si pone o che qualcuno potrebbe domandare agli Amministratori dell’Ente, dopo aver suonato il campanello. Evidentemente i fac-simile sono peggio di una taglia sballata per un abito, perché per un documento così importante (che inciderà sulla vita dell’Ente) occorre aver studiato e approfondito il tema, indicando obblighi di legge e regole in modo assolutamente calzante, e condividendolo con tutta la compagine sociale. Per questo, in caso di incertezza, permetti a qualcuno di fiducia di scrivere quanto occorre, indicando le ragioni delle previsioni inserite.
Un’Associazione ha l’obbligo di adottare ed aggiornare il libro verbali del consiglio direttivo, quello dell’assemblea sociale ed il registro dei soci. Esistono (poche) differenti modalità per la loro tenuta, ma è certo che ci debbono essere (evidentemente non creati ad hoc dopo una contestazione o un accertamento, no?). La loro presenza e corretta compilazione possono contribuire a dimostrare il reale svolgimento della vita associativa, il perseguimento dei fini ideali e la gestione democratica, magari anche attraverso l’approvazione dei rendiconti.
Tenere una prima nota trasparente e tracciabile, che si traduca in un rendiconto con le stesse caratteristiche, è di certo un buon “biglietto da visita” per l’Ente, ancor più importante alla luce delle agevolazioni fiscali importantissime di cui godono le Associazioni Non Profit. Per questo sbagliare proprio qui potrebbe risultare doppiamente grave, visto che la mancanza di una prima nota (degna di questo nome) determinerebbe (con altissime probabilità) la ricostruzione induttiva delle movimentazioni, con tutte le conseguenze ed i rischi del caso. Certamente alcuni software gestionali sono utili, in alcuni casi (grandi numeri ed elevato quantitativo di operazioni) sono imprescindibili, ma nel 90% delle circostanze (per associazioni di medio-piccola dimensione) può essere più che sufficiente una prima nota su file excel o consimile, meglio se con qualche equazione preimpostata.
Per acquisire la qualifica di socio occorre presentare una domanda formale, che dovrà essere valutata dall’Organo Direttivo dell’Associazione, il quale dovrà esprimersi a favore o contro l’accettazione della richiesta (con un atto formale certo). Solo in esito alla determinazione del Coniglio Direttivo pertanto, il soggetto potrà ritenersi (a pieno titolo) socio (o meno) dell’Ente, motivo per il quale solo a quel punto (non prima!) potrà pagare una quota associativa oltre ad eventuali ulteriori quote per attività riservate agli associati. Contestualità tra domanda di iscrizione e versamento della quota associativa si traduce in un “biglietto d’ingresso”, non contemplabile in questi termini per le Associazioni non Profit.
Abbandoniamo le problematiche fiscali (quanto meno per la maggior parte delle regioni italiane): non richiedere il certificato medico di idoneità all’attività sportiva non agonistica (o agonistica, dipende) rappresenta, per le ASD (e per le SSD) riconosciute dal CONI (tutte, se si vogliono davvero definire così), un rischio potenziale enorme. Sia perché il diritto alla salute (tutelato con il certificato in questione) è un diritto assoluto ed indisponibile ma anche perché in caso di tragedia le implicazioni sono di natura penale (galera).
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