La necessità di verbalizzare l’andamento delle discussioni sociali rappresenta una costante della gestione democratica di un ente associativo.

Che si tratti delle sedute dell’organo amministrativo piuttosto che di quelle assembleari, la corretta stesura dei verbali costituisce un’attività di primaria importanza, cui occorre prestare la dovuta attenzione per essere certi che vengano compilati correttamente, sia da un punto di vista formale, che sostanziale.

Quali elementi devono contenere i verbali di un’Associazione?

Trattandosi di documenti il cui contenuto viene reso variabile nei fatti dalla discussione e dalle conseguenti delibere assunte, occorre contestualizzare e integrare gli elementi imprescindibili con indicazioni aggiuntive, in relazione alla specificità della trascrizione.

Accanto all’indicazione di data, ora, luogo della seduta e modalità di convocazione, l’ordine del giorno sequenzia l’andamento del confronto, la cui descrizione sintetica dovrà essere riportata all’interno, avendo cura di esplicitarne i passaggi principali e ponendo l’accento sulle votazioni.

Modalità di stesura dei verbali

Se una trascrizione manuale può assicurare la bontà della verbalizzazione, fermo restando la necessità che sia veritiera, completa e non alterata nei contenuti, tale modalità si scontra facilmente con la digitalizzazione, anche in chiave “smart”, dei processi.

Il “modus operandi” deve comunque essere tale da garantirne l’originalità, ivi inclusa quella contenutistica, salvaguardando data certa e identità dei sottoscrittori, con impegno dei presenti ad accertare la conformità di quanto riportato per iscritto.

Quali organi sociali devono redigere i verbali?

Sia le sedute di direttivo che quelle assembleari necessitano di verbalizzazione, tenuto conto delle differenze legate non soltanto ai partecipanti, ma altresì agli ambiti di pertinenza.

Tutti i soci, infatti, devono essere messi nella condizione di poter prendere parte alle riunioni dell’Assemblea, godendo, nel rispetto delle disposizioni di legge, di assoluta parità in termini di elettorato attivo e passivo in relazione alla competenza ordinaria e straordinaria, e in ossequio alle differenze di quorum costitutivi e deliberativi delle sessioni.

Verbali e voto dei minori

Per quanto concerne il Terzo Settore, Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali attraverso la Nota n. 18244/2021 ha chiarito che laddove all’interno delle organizzazioni siano ammessi anche soci minorenni, agli stessi debba essere consentito l’esercizio di voto (elettorato attivo), sia pure attraverso l’esercente la potestà genitoriale, in quanto l’esclusione significherebbe ledere il “loro "status" di socio”, tenuto conto che in riferimento al diritto di elettorato passivo, il principio di uguaglianza debba essere contemperato “secondo criteri di ragionevolezza, con il possesso dei requisiti che consentano al candidato di svolgere l’incarico per il quale viene eletto”, essendo tali requisiti legati, in primo luogo, “alla piena capacità di agire”.