Novità PEC

POSTA CERTIFICATA - NOVITÀ
Il Decreto Legislativo 185/2008, convertito con legge 2/2009, ha introdotto importanti novità per quanto riguarda le trasmissioni telematiche mediante Posta Elettronica Certificata.
Si tratta di novità che possono avere riflessi importanti anche per le realtà no-profit, e quindi riteniamo importante illustrare le caratteristiche essenziali del servizio.
Innanzitutto, occorre chiarire che per Posta Elettronica Certificata si intende un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica convenzionale cui si aggiungono particolari caratteristiche di sicurezza e certificazione della trasmissione che consentono di rendere i messaggi inviati opponibili ai terzi.
Le ultime novità normative hanno stabilito che le nuove società devono dichiarare l'indirizzo di Posta elettronica Certificata al momento dell?iscrizione nel registro delle imprese, mentre i professionisti dovranno dichiarare, entro un anno, il medesimo indirizzo ai rispettivi ordini professionali.
Le società già esistenti, invece, hanno tempo tre anni per indicare l'indirizzo al registro delle imprese
Le pubbliche amministrazioni si doteranno entro un anno del medesimo tipo di indirizzo.
L'elenco delle caselle di posta certificata attivate da questi soggetti sarà consultabile gratuitamente da chiunque in forma telematica, così da consentire a professionisti, aziende e Pubblica Amministrazione di comunicare in maniera veloce e sicura.
Sarà così possibile sostituire in molti rapporti di tipo ufficiale strumenti tradizionali come fax e raccomandate, con un risparmio considerevole di tempo e denaro, inviando fatture, contratti, ordini, convocazioni di assemblee, di consigli, eccetera.
Naturalmente, la trasmissione vene considerata posta certificata solo se entrambe le caselle di posta elettronica, sia quella del mittente che quella del destinatario, sono caselle di posta elettronica certificata. Se una delle due caselle non è certificata si perde il valore legale della trasmissione e il sistema fornisce solo una parte delle funzionalità di certificazione previste; in questo caso, ad esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori di posta certificata sono obbligati a mantenere traccia di tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione. Queste registrazioni vengono mantenute per trenta mesi e possono essere utilizzate come prova da parte degli interessati.
L'utilizzo dei servizi di posta certificata deve avvenire tramite protocolli sicuri, così da evitare possibili modifiche non autorizzate del messaggio da parte di terzi. Il servizio viene garantito da appositi provider a costi decisamente contenuti, che per le funzionalità di base ammontano attualmente a pochi euro l?anno.

CERTIFICAZIONE DEI COMPENSI

I soggetti che durante il 2008 hanno erogato compensi per attività sportiva dilettantistica devono consegnare ai percipienti apposita certificazione contenente il riepilogo delle somme corrisposte, con indicazione delle eventuali ritenute.
Gli interessati potranno utilizzare i modelli da noi forniti a suo tempo o predisporne di nuovi rispettando le necessarie indicazioni. L'altro Per evidenti ragioni di prudenza, occorre consegnare una copia del documento all'interessato e conservarne un'altra, firmata e datata per accettazione.

ADEMPIMENTI IN TEMA DI BILANCIO

La maggior parte delle associazioni, sportive o di altro tipo, ha un esercizio finanziario con decorso 1° gennaio/ 31 dicembre; di conseguenza, entro il mese di aprile occorre sottoporre all'approvazione dell'assemblea il bilancio preventivo (per l'anno in corso) e quello consuntivo (per l'anno passato). Il bilancio viene predisposto dal Consiglio Direttivo sulla base della documentazione disponibile e approvato dall'Assemblea sociale (questa modalità è necessaria per continuare a godere dei vantaggi fiscali).
La legge non prevede modalità particolari per la stesura del bilancio, essendo necessario soltanto che sia possibile, in concreto, ricostruire la situazione esistente, evidenziando ammontare e natura delle entrate e delle uscite. Ovviamente, il bilancio dovrà rispettare le indicazioni contenute nella prima nota ed essere supportato da idonea documentazione.
I bilanci e i relativi verbali di approvazione dovranno essere conservati per i tempi previsti dalla legge, vale a dire almeno cinque anni (in assenza di verifiche o di specifiche diverse situazioni previste dalla legge).

ASSOCIAZIONI E PUBBLICITÀ

È normale che un'associazione, allo scopo di far conoscere le proprie attività e raggiungere nuovi potenziali iscritti, faccia ricorso a forme di pubblicità.
Occorre però, in questo caso, rispettare una serie di regole: volantini, manifesti o gli altri strumenti utilizzati dovranno evidenziare chiaramente il fatto che la comunicazione è rivolta agli associati (effettivi o potenziali) e dovranno essere escluse offerte tipiche di realtà commerciali (evidenziazione di sconti particolarmente aggressivi, formule tipo "3X2" e così via).
Inoltre, il messaggio pubblicitario dovrà essere diffuso nell'ambito territoriale tipico dell'associazione, evitando la diffusione di messaggi rivolti ad un pubblico indiscriminato.
In caso contrario potrebbe essere messa in discussione la reale natura dell'ente, come avvenuto in alcuni casi anche recenti.
Ovviamente, rimane del tutto lecito realizzare e pubblicizzare un sito Internet dedicato all'associazione, poiché in questo caso la diffusione a livello (potenzialmente) mondiale è una caratteristica naturale del web e non un effetto dipendente da scelte personali.